Un importante valore aggiunto di CMDBuild è la possibilità di definire processi tramite cui gli operatori eseguono in modo collaborativo e controllato le attività di gestione previste, garantendo nel contempo:
- una sicurezza di corretto aggiornamento del CMDB, con cui il sistema di workflow è pienamente integrato e correlato
- una modalità guidata di azione per tutti gli operatori di cui sarà uniformato e standardizzato il comportamento
- una tracciatura completa delle attività svolte, tramite cui agevolare il controllo e ricavare statistiche periodiche sul servizio erogato (verifica degli SLA contrattualizzati con gli utenti)
Come il modello dei dati anche il sistema di definizione dei workflow è completamente configurabile sia in termini di informazioni trattate che di disegno del flusso di gestione e di automatismi implementabili.
CMDBuild non fornisce quindi processi standard implementati in modo statico, ma un sistema generico di configurazione utilizzabile in modo personalizzato in funzione delle specifiche esigenze di ogni singolo utilizzatore.
In particolare ogni workflow viene descritto nel sistema in termini di:
- strutture per la persistenza dei dati (“classi” di tipo specifico e relativi “attributi” e “domini”)
- ruoli utente abilitati ad eseguire ciascun passaggio di tipo interattivo del workflow
- sequenza delle operazioni (step interattivi ed automatismi), con eventuali flussi condizionali
- informazioni e widget da visualizzare e richiedere all’utente in ogni passaggio
- automatismi da eseguire all’avanzamento del flusso (avvio di sottoprocessi, aggiornamento del CMDB, invio di mail, produzione di report, interazioni con applicazioni esterne, ecc)
I workflow sono disegnati tramite l’editor visuale esterno open source Together Workflow Editor e poi importati in CMDBuild (file XPDL standard) per essere eseguiti dal motore interno Tecnoteca RIVER o dal motore esterno Together Workflow Server.
Nell’ambito IT con questi meccanismi di base possono essere ad esempio configurati tutti i processi previsti dalle "best practice" ITIL, inclusi quelli di Incident Management, Change Management, Request Fulfillment, Service Catalog, ecc, nell’ambito del Facility Management possono essere configurati tutti i processi della manutenzione.
Nella verticalizzazione per l'IT Governance CMDBuild READY2USE, questi meccanismi di base consentono la configurazione di tutti i processi previsti dalle “best practices” ITIL, tra cui Incident Management, Change Management, Request Fulfillment, Problem Management, Asset Management.
Nella verticalizzazione per il Facility Management (openMAINT), per impostazione predefinita sono disponibili i processi di Manutenzione Correttiva e Manutenzione Preventiva.
I workflow standard possono anche essere personalizzati e possono esserne implementati di nuovi.
